چک لیست لوازم اداری و وسایل مورد نیاز برای دفاتر کار

لیست لوازم اداری مورد نیاز برای دفاتر کار، فهرستی جامع از تمامی تجهیزات، ابزارها و ملزومات لازم برای فعالیت روزانه است. این چک لیست مرتب و طبقه بندی شده، جلوی بی نظمی را می گیرد. بهتر است لیست را از اول به چهار گروه تقسیم کنید.

این چهار گروه شامل مبلمان و فضای کار، تجهیزات برقی و کامپیوتری، لوازم التحریر و اقلامی می شود که هر ماه باید مجدد خریداری شوند. با این تقسیم بندی هیچ گروهی جا نمی ماند. نکته مهم، تفکیک اقلام سرمایه ای از اقلام جاری است.

مبلمان و تجهیزات الکترونیکی یک بار خریداری می شوند و سال ها می مانند. اما کاغذ و تونر و اقلام بهداشتی چرخه تکرار شونده دارند و باید در بودجه ماهانه در نظر گرفته شوند. در این مطلب، جزئیات هر دسته را بررسی می کنیم تا بدانید برای دفتر خود به چه اقلامی نیاز دارید.

مبلمان و تجهیزات محیط کار

بخش بزرگی از بودجه تجهیز هر دفتر، صرف مبلمان و لوازم محیط کار می شود. اگر این هزینه درست صرف شود، سال ها استفاده می شود. اما اگر بدون دقت تجهیزات خود انتخاب کنید، دوباره درگیر هزینه می شوید. صندلی با اسفنج کم تراکم، ظرف یک سال فرم خود را از دست می دهد.

میز با ابعاد نامتناسب، نصف فضای اتاق را هدر می دهد. از طرفی، کارمندی که روی صندلی بدون تکیه گاه کمر هشت ساعت بنشیند، بعد از چند ماه با درد کمر و گردن سروکار پیدا می کند. از این رو چک لیست لوازم اداری بخش مبلمان، باید با دقت روی کیفیت ساخت و استانداردهای ارگونومی تنظیم شود.

مبلمان اصلی فضای کار

میز و صندلی اولین مواردی هستند که برای هر فضای کاری لازم دارید. ارتفاع استاندارد میز اداری بین ۷۲ تا ۷۵ سانتی متر است و اگر بودجه اجازه دهد، مدل هایی با ارتفاع قابل تنظیم خریداری کنید. دقت کنید که صندلی تکیه گاه کمر داشته باشد و دسته های آن بالا و پایین برود. این دو مورد، فشار روی کمر و شانه را کم می کند.

وقتی میز و صندلی مشخص شد، نوبت فایل کنار میز است. پرونده ها و اسناد پرکاربرد باید دم دست بوده و لازم نباشد پرسنل هر بار به اتاق بایگانی سر بزنند. برای دفترهایی که جلسات گروهی دارند، میز کنفرانس متناسب با تعداد نفرات را هم به لیست لوازم اداری اضافه کنید.

تجهیزات نظم دهنده به میز

با چند وسیله ساده می توان جلوی بی نظمی میز شلوغ را گرفت. یک جاقلمی، خودکارها و ماژیک ها را از سطح میز جمع می کند و سینی نامه هم، مکاتبات دریافتی را از بقیه اوراق جدا نگه می دارد. جاکاغذی برگه های پراکنده را سامان می دهد و نگهدارنده گیره و کلیپ، مانع گم شدن این اقلام ریز لابلای کاغذها می شود.

اگر می خواهید همه این لوازم هم رنگ و هماهنگ باشند، می توانید با خرید ست رومیزی اداری تمام این لوازم را به صورت یک دست تهیه کنید. استفاده از پایه مانیتور با قفسه زیرین نیز، فضای اضافی روی میز ایجاد می کند.

تجهیزات تکمیلی محیط کار

بعد از چیدن میزها، نوبت به اقلامی می رسد که فضای دفتر را تکمیل می کنند. کتابخانه اداری از جمله اقلامی است که بدون آن زونکن ها و جزوه ها روی زمین یا پشت میز جمع می شوند. در کنار آن، برای هر اتاق یک سطل زباله دردار در نظر بگیرید تا فضای مشترک تمیز بماند.

دیوارهای دفتر را هم خالی نگذارید. با یک ساعت دیواری به جلساتتان نظم دهید و با یک تابلو اعلانات، جریان اطلاعات را در تیم اعلام کنید. آینه هم از اقلامی است که گاهی در لیست لوازم اداری فراموش می شود، ولی کارایی بالایی دارد. هیچ کدام از این اقلام فوریت روز اول را ندارند، اما بعد از تجهیزات اصلی باید در برنامه خرید قرار گیرند.

تجهیزات اتاق جلسه و ارائه

اتاق جلسه جایی است که تصمیم های مهم سازمان گرفته می شود، پس تجهیزات آن باید بحث و ارائه گروهی را راحت کند. سایز میز کنفرانس را طبق تعداد معمول شرکت کنندگان بسنجید. برای دفاتر کوچک و متوسط، میز ۶ تا ۸ نفره جوابگوست.

برای جلسات طولانی، اصلا نیازی به صندلی های گردان نیست؛ اولویت اصلی باید تکیه گاه ارگونومیک و عمق مناسب نشیمن باشد. خرید تخته وایت برد مغناطیسی برای یادداشت برداری سریع و ویدئو پروژکتور برای ارائه فایل و اسلاید، از جمله ملزومات اتاق جلسه است.

پرده یا کرکره هم برای کنترل نور محیط هنگام ارائه پروژکتور لازم است تا تصویر واضح باقی بماند. اگر جلسات آنلاین هم برگزار می کنید، یک اسپیکرفون به چک لیست لوازم اداری اضافه کنید تا صدای همه شرکت کنندگان واضح به طرف مقابل برسد. همچنین مطمئن شوید پریز برق و پورت شبکه در دسترس شرکت کنندگان است.

تجهیزات الکترونیکی دفتر

همه ما این را می دانیم که بدون کامپیوتر و اینترنت و تلفن، هیچ کار اداری پیش نمی رود. اما نکته مهم، تناسب تجهیزات با نوع کار است. دفتری که بیشتر کار آن مکاتبه و فاکتور است، نیازی به سیستم های سنگین با کارت گرافیک حرفه ای ندارد.

از آن طرف، اگر سیستم ها ضعیف تر از نیاز باشند، هر کارمند روزانه کلی وقت صرف انتظار برای باز شدن نرم افزار یا ارسال فایل می کند. یک نکته دیگر هم هست: وقتی مودم از یک برند، پرینتر از برند دیگر و شبکه کشی با یک استاندارد سوم باشد، عیب یابی در صورت بروز مشکل، سردرگم کننده می شود. پس تا حد توان، تجهیزات را هماهنگ و سازگار انتخاب کنید.

تجهیزات کامپیوتری

برای کارهای اداری روزمره مثل تایپ، ایمیل و اکسل، پردازنده Core i5 نسل دوازدهم با ۸ گیگابایت رم کافی است. مانیتور ۲۴ اینچ Full HD هم فضای خوبی برای کار با چند پنجره همزمان می دهد و چشم کمتر خسته می شود. اگر کارمندانتان ساعت های طولانی تایپ می کنند، موس و کیبورد را ارگونومیک بگیرید. هارد اکسترنال یا یک سیستم ذخیره سازی تحت شبکه را نیز حتما در لیست لوازم اداری بگذارید.

تجهیزات چاپ و اسکن

پرینتر و اسکنر از وسایل پرمصرف هر دفتری هستند و انتخاب آنها باید بر اساس حجم کار روزانه باشد. اگر بیشتر متن چاپ می کنید و تعداد برگه ها بالاست، پرینتر لیزری تک رنگ اقتصادی تر از جوهرافشان است. اما برای دفتری که روزانه کمتر از ۵۰ برگ چاپ می کند، پرینتر تک کاره اچ پی با هزینه پایین تونر توصیه می شود.

در کنار پرینتر، اسکنر رومیزی برای دیجیتال کردن قراردادها و مدارک لازم دارید. اگر فضای دفتر محدود است و نمی خواهید چند دستگاه جداگانه کنار هم بچینید، دستگاه های چندکاره گزینه بهتری هستند.

تلفن و مودم

تلفن رومیزی با نمایشگر و حافظه شماره گیری، برای تماس های مکرر با مشتری ها و تامین کننده ها کاربردی است. اگر بیش از پنج نفر در دفتر هستید، سانترال بگذارید تا تماس ها بین داخلی ها توزیع شود و مشتری پشت خط معطل نماند.

مودم دوبانده با فرکانس ۵ گیگاهرتز در محیط شلوغ تداخل کمتری دارد. اگر حجم تبادل فایل بین سیستم ها زیاد است، یک سوئیچ شبکه هم به لیست لوازم اداری اضافه کنید تا اتصال کابلی و پایدار داشته باشید.

تجهیزات برق و حفاظت

نوسان برق و قطعی ناگهانی، بیشترین آسیب را به تجهیزات الکترونیکی دفتر می زنند. محافظ برق جلوی ولتاژهای ناگهانی را می گیرد و مادربرد و پاور را سالم نگه می دارد. ولی کار محافظ همین جا تمام می شود. وقتی برق کل ساختمان می رود، این UPS است که چند دقیقه وقت می خرد تا فایل های باز را ذخیره کنید.

برای هر کامپیوتر و مانیتور، یک UPS با توان حدود ۶۵۰ ولت آمپر کافی است. قبل از چیدن تجهیزات هم سراغ پریزها و سیم کشی بروید. پریز بدون ارت یا سیم فرسوده، دستگاه ها را از کار می اندازد و خطر آتش سوزی دارد.

لوازم التحریر مورد نیاز دفتر

لوازم التحریر از جمله اقلامی هستند که به محض تمام شدن آنها، کار همه به مشکل می خورد. این اقلام به دلیل قیمت پایین از فهرست تصمیم های مدیریتی بیرون می مانند و خریدشان به فرصت و سلیقه لحظه ای سپرده می شود. اگر خودکار سر جلسه امضا نباشد، کاغذ A4 وسط پرینت فوری تمام شود یا ماژیک خشک باشد، یک وقفه کاری ناخواسته ایجاد می شود.

بیشتر دفترها هم خریدشان حدسی است. گاهی آنقدر وسایل اضافه می خرند که تا ماه ها فقط گوشه انبار خاک می خورند. گاهی نیز در اوج کارهای مهم و فوری، با کمبود تجهیزات مواجه می شوند. یک فرمول ساده برای تخمین مصرف ماهانه وجود دارد: تعداد کارکنان ضرب در میانگین مصرف روزانه هر قلم ضرب در ۲۲ روز کاری. کیفیت لوازم التحریر هم اهمیت دارد و موضوع، فقط سلیقه نیست.

نوشت افزار

خودکار آبی و مشکی، پرمصرف ترین اقلام بین لیست لوازم اداری هستند. نوع روان نویس با نوک ۰.۷ میلی متر هم خوانایی خوبی دارد و هم کمتر جوهر آن روی کاغذ پخش می شود. برای یادداشت های موقتی که قرار است بعدا پاک شوند، مداد مشکی یا مداد نوکی بگذارید. اسناد چاپی هم نیاز به علامت گذاری دارند.

هایلایتر رنگی نکات مهم را مشخص می کند و بازبینی اسناد حجیم را سریع تر می کند. اگر تخته وایت برد در دفتر دارید، ماژیک مخصوص را هم جزو نوشت افزار مصرفی ثابت حساب کنید. چون این ماژیک ها زودتر از بقیه تمام می شوند.

کاغذ و اقلام یادداشت

کاغذ A4 با گرماژ ۸۰ گرم، استاندارد چاپ در دفاتر ایرانی است. هر کارمند به طور متوسط ماهی حدود یک بسته ۵۰۰ برگی مصرف می کند. پس اگر ده نفر در دفتر کار می کنند، ده بسته در ماه تدارک ببینید. کنار کاغذ پرینتر، دفتر یادداشت سیمی یا چسبی سایز A5 برای جلسات و ثبت پیام تلفنی، پرکاربرد است.

استیکی نوت (کاغذ یادداشت چسب دار) هم ابزار ساده ای برای یادآوری کار هستند. برای مکاتبات رسمی و ارسال مدارک پستی، پاکت نامه در دو سایز A4 و A5 لازم می شود. اگر فرم های چند نسخه ای هم صادر می کنید، کاغذ کاربن دار را به همین فهرست اضافه کنید.

ابزار های اداری

برای منگنه کردن، سوراخ کردن و بریدن کاغذ، چند ابزار ساده لازم دارید. منگنه رومیزی با ظرفیت حداقل ۲۵ برگ، اولین قلم این دسته است. پانچ دو سوراخه هم برگه ها را برای بایگانی در زونکن آماده می کند. بهتر است به این نکته هم اشاره کنیم که مدل های فلزی پانچ عمر بیشتری دارند. قیچی، کاتر و گیره کاغذ را نیز در هنگام یادداشت لیست لوازم اداری فراموش نکنید.

لوازم بایگانی و سازمان دهی اسناد

زونکن دو حلقه و چهار حلقه، اصلی ترین ابزار بایگانی فیزیکی در دفاتر ایرانی بوده و عرض ۸ سانتی متر، پرکاربردترین سایز آن هاست. برای اینکه مدارک را اشتباه نگیرید، حتما از لیبل گذاری روی زونکن ها استفاده کنید تا سریع متوجه شوید هر پرونده کجاست.

پوشه طلقی و مقوایی هم برای جدا کردن اسناد هر پروژه یا مشتری داخل زونکن کاربرد دارد. برای کسانی که اسناد متنوع و حجیم دارند، کلاسور آکاردئونی جایگزین خوبی است.

تجهیزات اتاق انتظار

اتاق انتظار اولین جایی است که مراجعه کننده پا به آن می گذارد و همان جا هم قضاوت او درباره شرکت شکل می گیرد. مبل راحتی یا صندلی های انتظار چندنفره باید به تعداد کافی باشد تا کسی مجبور نشود سرپا بایستد. یک آبسردکن یا فلاسک چای با چند لیوان یکبارمصرف هم کمترین پذیرایی است که هر مراجعه کننده ای انتظارش را دارد.

در فصل سرد، رخت آویز و جا چتری را به چک لیست لوازم اداری اضافه کنید تا مراجعه کنندگان جایی برای گذاشتن وسایل داشته باشند. چند کاتالوگ شرکت یا نشریه روی میز، زمان انتظار مراجعه کننده را کوتاه تر می کند. نور مناسب و یک گلدان هم فضا را از حالت خشکی اداری درمی آورد. راهنمای طبقات و واحدها را جایی نصب کنید که به راحتی دیده شود. در این صورت، کسی برای پیدا کردن اتاق مورد نظر خود سردرگم نمی شود.

اقلام مصرفی مورد نیاز دفاتر

اقلام مصرفی چیزهایی هستند که مرتب تمام می شوند و سفارش دوره ای می خواهند. از بین همه آنها، تونر و کارتریج پرینتر گران ترین قلم مصرفی هر دفتر هستند و حتما باید مدل سازگار با دستگاهتان را بخرید. در بخش بهداشتی، دستمال کاغذی، دستمال مرطوب و اسپری تمیزکننده سطوح از ملزومات روزانه هستند.

لیست لوازم اداری مصرفی شامل چای، قهوه، شکر و لیوان یکبارمصرف هم می شود. همچنین باتری قلمی و نیم قلمی برای ماوس بی سیم، ساعت دیواری و ریموت لازم است و بهتر است همیشه تعدادی یدکی کنار بگذارید. مایع ظرفشویی، اسفنج و کیسه زباله هم جزو موارد ضروری هستند. برای مدیریت بهتر، یک حد موجودی حداقل تعیین کرده و قبل از رسیدن به آن حد، سفارش جدید ثبت کنید.

لوازم ایمنی در شرایط اضطراری

لوازم ایمنی بخشی از تجهیزات دفتر هستند که امیدواریم هیچ وقت لازم نشود. کپسول آتش نشانی پودری ۶ کیلویی رایج ترین گزینه برای دفاتر است که باید هر ۶ ماه، شارژ آن بررسی شود. جعبه کمک های اولیه نیز باید شامل باند، بتادین، چسب زخم و قرص مسکن باشد.

تابلوهای مسیرهای خروج اضطراری را در جای قابل دید نصب کنید و ترجیحا شب تاب باشند تا در قطعی برق هم دیده شوند. چک لیست لوازم اداری بخش ایمنی باید چراغ قوه اضطراری با باتری شارژی هم داشته باشد. همچنین اگر ساختمان سیستم مرکزی اعلام حریق ندارد، سنسور دود را نیز به صورت مستقل نصب کنید.

اولویت بندی تهیه لوازم برای راه اندازی دفتر

وقتی بودجه محدود است، نمی توان همه چیز را یکجا خرید. باید بدانید کدام اقلام روز اول لازم هستند و کدام موارد می توانند بعدا اضافه شوند. رده اول شامل میز، صندلی، فایل، کامپیوتر، مودم و تلفن است. بدون این اقلام، نشستن پشت سیستم و شروع کار ممکن نیست. لوازم التحریر پایه، پرینتر و تجهیزات ایمنی مثل کپسول آتش نشانی در رده دوم قرار می گیرند.

رده سوم نیز شامل تجهیزات اتاق جلسه، لوازم پذیرایی و اقلام تزئینی است. لیست لوازم اداری را هم بر همین اساس بچینید. یک تقسیم بندی پیشنهادی این است که ۶۰ درصد بودجه را به رده اول، ۲۵ درصد به رده دوم و ۱۵ درصد به رده سوم اختصاص دهید. با این کار حتی با بودجه کم نیز کار دفتر از روز اول شروع می شود.

اشتباهات رایج هنگام تهیه لوازم اداری

خرید کردن بدون سنجش فضای واقعی، شایع ترین اشتباه در تجهیز دفاتر تازه کار است. انتخاب میز بزرگ برای اتاق کوچک یا میز کنفرانس ۱۲ نفره برای یک تیم ۵ نفره، فضا را خفه و رفت و آمد را سخت می کند. اشتباه رایج دیگر، اولویت دادن به ظاهر مبلمان به جای راحتی و ارگونومی است.

اگر یک صندلی چرمی شیک را فقط به خاطر زیبایی ظاهری انتخاب کنید و قابلیت تنظیم ارتفاع نداشته باشد، باعث دردسرهای جسمی کارکنان می شود. همچنین خرید عمده لوازم مصرفی بدون محاسبه نرخ مصرف، خطایی پرهزینه است. برای نمونه کارتریج تونری که شش ماه بلااستفاده بماند، خشک شده و باید دور ریخته شود. بنابراین، لیست لوازم اداری را حتما با مشورت کارکنان تهیه کنید. آنها بهتر از هرکسی می دانند چه چیزی لازم دارند و چه چیزی اضافی است.

سوالات متداول

برای یک دفتر کوچک چه لوازمی ضروری است؟

دفتر کوچک با اقلامی مثل میز و صندلی، یک سیستم کامپیوتر، پرینتر، تلفن، مودم و خودکار و کاغذ می تواند کار خود را شروع کند.

مهم ترین لوازم اداری مورد نیاز دفتر چیست؟

مبلمان، تجهیزات کامپیوتری، پرینتر، تلفن و مودم، لوازم التحریر مصرفی و تجهیزات ایمنی مثل کپسول اطفاء حریق، مهم ترین اقلام فهرست تجهیزات دفتر هستند.

چگونه میزان لوازم اداری مورد نیاز شرکت را تعیین کنیم؟

تعداد کارکنان، نوع فعالیت و مصرف روزانه هر قلم را حساب کنید. ضرب این اعداد در ۲۲ روز کاری، حجم سفارش ماهانه را مشخص می کند.

چه تجهیزاتی را می توان به صورت مشترک در اختیار کارمندان گذاشت؟

استفاده مشترک از پرینتر، اسکنر، دستگاه کپی، آبسردکن و تجهیزات اتاق جلسه مثل ویدئو پروژکتور و تخته وایت برد، منطقی و دارای صرفه اقتصادی است.